見積書と請求書の違い｜出す時期・役割・記載項目を表で比較

見積書と請求書の違い｜出す時期と役割が違う

見積書と請求書の違いは、ひとことで言えば「取引の前に出すか、後に出すか」です。見積書は、相手が発注するかどうかを決めるために出す金額の提示です。請求書は、商品を納めたり作業を終えたりしたあとに、代金の支払いを求めるために出します。

一般的な取引では、見積書を出し、相手が発注し、納品して、請求書を出し、入金を受ける、という順に進みます。見積書の金額はまだ決まっていない取引の「提示」で、請求書の金額は取引が終わったあとの「確定」です。この違いが、書く項目や期限の違いにつながっています。

自社の書類の使い方が一般的な形と同じかどうかは、次の比較表で確かめられます。会社によっては、見積書を出さずに請求書だけで取引する場合や、前払いのために取引の前に請求書を出す場合もあり、どれも間違いではありません。

前払いの取引で請求書を先に出すとき

見積書と請求書の順番が入れ替わるように見えるのが、前払いの取引です。ソフトウェアの年額利用料や、受注生産の着手金などでは、発注を受けたあとすぐに請求書を出し、入金を確かめてから納品や作業に入ります。この場合も、見積書は「発注するかを決めてもらう書類」、請求書は「支払いを求める書類」という役割は変わりません。請求書の件名や備考に「前払い分」「着手金（契約金額の30%）」のように、何の支払いかを書いておくと、相手の経理が見積書と照らし合わせやすくなります。

見積書と請求書の違いを表で比較

見積書と請求書の違いを、7つの観点で並べます。

ポイントはここです。見積書の「期限」は自社がその条件を守る期間で、請求書の「期限」は相手が支払う期限です。同じ「期限」という言葉でも、守る側が逆になっています。

見積書から請求書までの書類の流れ（納品書・領収書も）

見積書と請求書の間には、一般に発注書（注文書）と納品書が入ります。どの書類を誰が出すかを流れで並べると、次のようになります。

すべての取引でこの5つがそろうわけではありません。銀行振込で支払う会社どうしの取引では、振込の記録が支払いの証拠になるため、領収書を出さないことも多くあります。継続的な取引では、毎回の見積書を省き、価格表や基本契約の単価で発注する形もよく見られます。

発注書と注文書の違いや、注文請書が要る場面は、発注書と注文書の違いの記事で説明しています。

見積書と納品書・領収書の違い

見積書と納品書・領収書の違いも、出す時期で整理できます。納品書は「何を納めたか」を示すもので、金額を書かない形もあります。領収書は「代金を受け取った」ことの証明で、請求書と違い、支払いを受けたあとに出します。見積書はこの中で唯一、取引がまだ決まっていない段階の書類です。

見積書と請求書の記載項目の違い

見積書と請求書は、宛名・発行者・明細・合計金額など共通の項目が多くあります。違うのは、取引の前に必要な項目と、後に必要な項目です。

見積書は「これから取引をするなら」の条件を書き、請求書は「行った取引」の事実を書きます。そのため見積書には有効期限・納期・前提条件が入り、請求書には取引年月日・支払期限・振込先が入ります。

見積書の支払条件と、請求書の支払期限

見積書の「支払条件」と請求書の「支払期限」は、つながっている項目です。見積書で「月末締め翌月末払い」と書いておけば、10月中に納めた分の請求書の支払期限は11月30日になります。見積書の段階で支払条件を書いておかないと、請求書を出したときに初めて「うちは翌々月払いです」と言われ、資金繰りの見込みがずれることがあります。

一般には、新しい取引先との最初の見積書で、締め日・支払日・支払方法（銀行振込など）を確かめ、見積書の支払条件の欄にそのまま書いておく会社が多くあります。振込手数料をどちらが負担するかも、このときに決めておくと、請求額と入金額が合わない手間が減ります。

見積書と請求書を作る道具

見積書と請求書は、ExcelやWordのひな形、請求書作成ソフト、販売管理の仕組みのどれでも作れます。件数が少ないうちはExcelで十分で、同じブックに見積書と請求書のシートを並べ、明細を写す形にすると手間がかかりません。毎月の件数が増えて、見積から請求への写し間違いが目立つようになったら、見積書のデータをそのまま請求書に変えられるソフトを考える時期です。

見積書の項目ごとの書き方は見積書の書き方の記事で詳しく扱っています。下の画面は、内訳つき見積書のExcelの記入例です。請求書を作るときは、この明細をそのまま写し、有効期限や納期の欄を請求日・支払期限・振込先に置き換えると、見積と請求で品名や単価がずれません。

見積書と請求書の番号と宛名をそろえる

見積書と請求書は別の書類ですが、番号と宛名をそろえておくと、相手の社内での照合が楽になります。一般には、請求書に「お見積書番号：Q-2026-0142」や「ご注文番号」を書き添える会社が多くあります。相手の購買部と経理部が別の部署で、見積書を受け取った人と請求書を処理する人が違うこともあるためです。宛名も、見積書で「購買部 山田 一郎 様」としたなら、請求書の宛先を経理部に変えるかどうかを、最初の取引のときに相手に確かめておくと安心です。

見積書と請求書で金額が違うとき

見積書と請求書の金額は、同じになるのが基本です。ただ、取引の途中で数量が増えたり仕様が変わったりして、請求の金額が見積と変わることもあります。

一般には、次のように扱っている会社が多くあります。

• 追加や変更が出たら、その時点で追加の見積書か再見積を出し、相手の了解を取ってから作業する
• 請求書の明細に「追加工事（10月15日ご依頼分）」のように、見積から変わった行を分けて書く
• 値引きをした場合は、見積と同じく値引きの行を明細に入れる

ポイントは、相手が請求書を受け取ったときに「見積と違う」と驚かないことです。相手の経理は、見積書・発注書・請求書の金額を突き合わせて支払いの処理をすることが多く、金額が合わないと確認の連絡が来て支払いが遅れることがあります。請求書の備考に「お見積書（Q-2026-0142）からの変更：アンカーボルトを16本から20本に変更」と書いておくと、突き合わせがすぐ終わります。

見積書の金額で請求するときの注意

見積書の有効期限が過ぎてから発注を受けた場合も、請求の金額は発注の時点で合意した金額です。期限が過ぎた見積書の扱いは、見積書の有効期限の記事で説明しています。

概算見積書のあとで請求するとき

概算見積書を出していた場合は、作業が終わってから確定した金額で請求するのが一般的です。概算と請求の金額の差が大きいと相手は驚くので、要件が固まった時点で正式な見積書を出し直しておくと、請求のときに説明がいりません。概算の書き方は概算見積書のテンプレートの説明シートにまとめています。

見積書と請求書の違い：インボイス・印紙・保存期間

見積書と請求書は、税金の扱いにも違いがあります。ここでは一般的な扱いを並べます。個別の取引での判断は、税務署や税理士に確かめてください。

インボイス制度での違い

インボイス制度で、買う側が仕入税額控除を受けるために保存するのは、売る側から受け取る適格請求書（インボイス）です。適格請求書には、登録番号・取引年月日・取引内容・税率ごとの対価の合計と適用税率・税率ごとの消費税額・受け取る事業者の名称を書くことが決められています。

見積書は取引の前の書類なので、適格請求書として扱う書類ではなく、記載事項を満たす必要もありません。ただ、見積の段階から登録番号を書いておくと、相手が取引先の登録を確かめるときの手がかりになります。

印紙税の違い

見積書と請求書は、どちらも一般に印紙税はかかりません。印紙税がかかるのは、契約書や領収書など、印紙税法で決められた文書です。領収書（売上代金の受取書）は、記載された金額が5万円未満なら非課税で、5万円以上なら金額に応じて印紙が要ります。

保存期間の違い

保存期間は、見積書も請求書も同じ扱いです。法人の場合、取引に関して作成または受け取った書類は、一般に7年間（欠損金が出た事業年度は10年間）の保存が求められます。国税庁の帳簿書類等の保存期間に書類の例が載っており、法人税法施行規則では受け取った見積書や自社で作った見積書の写しも保存の対象として挙げられています。

メールで受け取った見積書・請求書の保存

見積書や請求書をPDFでメールに添付して受け取った場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま保存することが求められています。この扱いは請求書だけでなく、見積書や注文書などの取引に関する書類にも及びます。保存の方法（検索できる形にする、改ざんを防ぐ決まりを作るなど）の詳細は、国税庁の電子帳簿保存法の案内で確かめてください。

見積書を送ったあとに

見積書と請求書を比べると、請求書は「送れば払われる」書類で、見積書は「送ったあとに相手が決める」書類です。見積書を送ってから発注までの間に、相手がどう検討しているかが分かれば、次の一手を打ちやすくなります。

一般には、送った数日後に電話やメールで状況を聞く方法が取られています。もう一つの方法は、見積書を顧客ごとの専用ルームで渡すことです。ルームフクロウでは、相手はURLを開いてメールアドレスを入れるだけで資料を見られ、送った側には、誰が・いつ・どの資料の・どのページまで見たかが記録に残ります。

見積書と一緒に仕様書や図面を同じルームに置いておけば、相手がどの資料を見ているかも分かります。取引が進んだら、同じルームに請求書を置いて渡す使い方もできます。ルームの送付履歴は会社でまとめて見られるので、担当が替わっても、その顧客にいつどの見積書を出したかを追えます。

見積書と請求書の違いのよくある質問

見積書と請求書の違いのまとめ

見積書と請求書の違いは、出す時期と役割にあります。見積書は取引の前に金額と条件を示す提示の書類、請求書は取引のあとに確定した代金を求める書類です。

• 見積書には有効期限・納期・前提条件、請求書には取引年月日・支払期限・振込先を書く
• インボイス制度の記載事項が求められるのは請求書の側で、見積書は任意
• 印紙税はどちらも一般にかからず、保存期間はどちらも法人なら一般に7年
• 見積と請求の金額が変わるときは、変更の内容を請求書に書いて突き合わせやすくする

見積書と請求書を同じ明細から作ると、品名や単価のずれが減ります。見積書のひな形は内訳つき見積書のテンプレートで配っています。