概算見積書とは？正式な見積書との違い、書き方と注意書きの例文

概算見積書とは？目安の金額を伝える見積書

概算見積書とは、仕様・数量・作業の範囲などがまだ決まっていない段階で、だいたいの金額を伝えるための見積書です。「概算見積」「概算御見積書」と呼ぶ会社もあります。商談の初めの段階で、相手が予算を取るための資料にしたり、いくつかの案の金額をざっと比べたりするのに使われます。

一般には、相手から「まだ細かいことは決まっていないけれど、だいたいいくらくらいになりますか」と聞かれたときに出すものです。口頭で「100万円くらいです」と伝えるだけの会社もありますが、口頭の金額は相手の社内で一人歩きしやすく、前提が抜けたまま「100万円と言われた」と伝わってしまうことがあります。書面にして前提条件を添えておくと、その心配が減ります。

概算見積書が求められる理由

概算見積書が求められる一番の理由は、相手の社内で予算を確保するためです。法人の場合、担当者が「これを買いたい」と思っても、予算の枠がなければ稟議を出せません。そのため、正式な発注のずっと前に、目安の金額だけが先に必要になることがよくあります。売り手から見ると、概算見積書は「相手の社内の予算会議に出る資料」になる、と考えておくと書き方が決まってきます。

概算見積書と見積書（正式見積）の違い

概算見積書と正式な見積書の違いは、金額が「目安」か「提示」かにあります。正式な見積書は、条件が決まったうえで「この内容ならこの金額で引き受けます」と示すもので、相手がそのまま発注の判断に使います。概算見積書は、条件が決まる前の目安なので、条件が変われば金額も変わることが前提です。

見積書は法律で書式が決められた書類ではないので、概算見積書にも決まった形はありません。そのため、表題で「概算見積書」とはっきり書き、正式な見積書と見分けられるようにしておくのが一般的です。表題が「御見積書」のままだと、相手が確定の金額だと受け取ってしまうことがあります。

概算見積書を出す場面と、出す前に確かめること

概算見積書を出す場面は、主に次の3つです。自社がどの場面で出すことが多いかを考えておくと、書く前提条件も絞り込めます。

• 初回の商談のあと、相手が予算の目安を知りたいとき
• 相手の社内で予算会議や稟議にかけるための資料が必要なとき
• いくつかの案（最小構成と全部入りなど）の金額を比べてもらいたいとき

概算見積書を書く前に聞いておくこと

概算見積書を書く前には、決まっていることと決まっていないことを分けておきます。決まっていないことが多いほど金額の幅は大きくなるので、聞けることは先に聞いておくと、精度の高い概算になります。

1. 何を・どのくらい（品目、数量、件数の目安）
2. いつまでに（納期、導入の時期）
3. どこで（納品場所、作業場所）
4. 何が決まっていないか（仕様、件数、オプションの有無）
5. 概算を何に使うか（予算取りか、案の比較か）

特に5つ目の「何に使うか」は聞いておく価値があります。予算取りに使うなら、あとで増えると困るので、少し余裕を見た上限の金額が喜ばれます。案の比較に使うなら、案ごとの差が分かることのほうが大事です。

概算見積書の金額の出し方

概算見積書の金額は、一般に次のような方法で出します。どれか1つに決める必要はなく、組み合わせて使うことが多いです。

• 過去の似た案件の金額をもとにする：規模や条件が近い案件の実績を目安にする
• 単価に想定の数量をかける：「1拠点あたり」「利用者1人あたり」の単価に、聞いた数量の目安をかける
• 決まっていない部分は上限で見る：件数や作業量が読めない部分は、多めの想定で出しておく

どの方法で出したかは、備考の前提条件にそのまま書けます。「利用者30名程度を前提としています」と書いておけば、相手は人数が増えたら金額も増える、と自然に理解できます。社内でも、どの前提で出した概算かが残るので、正式な見積書を作るときに担当が替わっても困りません。

概算見積書の書き方：項目ごとの記入のしかた

概算見積書の書き方は、正式な見積書とほとんど同じです。違うのは、表題、明細の書き方、備考の前提条件の3か所です。下は、ルームフクロウで配っている概算見積書のテンプレートの実際の画面です。表題を「概算見積書」にし、備考に金額が変わる前提条件を書く形にしてあります。

概算見積書の項目ごとの書き方は次のとおりです。

• 表題：「概算見積書」と書きます。正式な見積書と区別するためです
• 宛名・見積番号・見積日：正式な見積書と同じです。見積番号を付けておくと、あとで正式な見積書と対応させやすくなります
• 有効期限：書いておくのがおすすめです。材料費や人件費は時間とともに変わるので、概算の前提も古くなります
• 件名：「◯◯導入のご提案（概算）」のように、件名にも概算と入れておくと、メールの添付ファイルだけが回されても伝わります
• 概算金額：明細の合計です。「約」を付けたり、幅で書いたりする方法もあります
• 明細：件数や作業量が決まっていない行には「（概算）」を付けます。どこが動くかが相手に伝わります
• 備考（前提条件）：どの条件で出した金額か、何が変わると増減するか、いつ正式な見積書を出すかを書きます

明細を細かく書きすぎないこともポイントです。決まっていない部分まで単価を細かく出すと、相手はその単価が確定だと受け取ります。概算の段階では「初期設定・データ移行 一式（概算）」のように、大きな項目でまとめておくほうが扱いやすくなります。

概算見積書の注意書きと、金額に幅を持たせる書き方

概算見積書で一番大事なのが、備考に書く注意書き（前提条件）です。ここが空いていると、概算の金額がそのまま確定の金額として相手の社内に伝わります。注意書きには、次の4つを入れるのが目安です。

1. この見積が概算であること
2. どの条件・資料をもとに出した金額か
3. 何が変わると金額が増減するか
4. いつ・何が決まったら正式な見積書を出すか

以下は、システム導入の概算見積書に書く注意書きの例です。

本見積は、2026年10月20日のお打ち合わせでうかがった内容をもとにした概算です。
・対象の拠点は本社と第二工場の2か所、利用者は30名程度を前提としています。
・データ移行の件数が確定していないため、移行作業は一式の概算としています。件数により増減します。
・既存システムとの連携が必要な場合は、別途お見積りいたします。
・要件の確定後に、正式な御見積書をお出しします。本概算の金額での発注はお受けしておりません。

注意書きの中では、「何が変わると金額が動くか」をできるだけ具体的に書くのがポイントです。「仕様により変動します」だけでは、相手はどこが動くのか分かりません。「データ移行の件数により増減します」と書けば、相手も件数を早く確かめようと動いてくれます。

概算見積書の金額に幅を持たせる方法

概算見積書の金額に幅を持たせる方法は、一般に次の3つです。

• 幅で書く：「概算金額 150万円〜180万円」のように下限と上限を書く
• 割合で書く：「概算金額 165万円（±10%程度）」のように、ぶれの目安を添える
• 案を分ける：「最小構成の案」と「全部入りの案」の2枚に分けて出す

予算取りに使われる場合は、上限の金額が予算の額として使われることが多いので、幅で書くなら上限を現実的な数字にしておくと安心です。案を分ける方法は、相手が「どこまでやるか」を決めかねているときに向いています。

概算見積書を送るときのメールの書き方

概算見積書をメールで送るときは、本文でも「概算であること」と「正式な見積書を出す時期」を一言添えておきます。添付ファイルだけが転送されても、件名と本文に概算と書いてあれば、前提が抜けにくくなります。

株式会社山田製作所
購買部 山田 一郎 様

いつもお世話になっております。株式会社サンプル商事の田中です。

先日のお打ち合わせの内容をもとに、概算のお見積りをお送りいたします。
現時点でうかがっている条件をもとにした概算のため、データ移行の件数などが決まりましたら、正式な御見積書をお出しいたします。
前提条件は、見積書の備考にまとめております。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。

株式会社サンプル商事 営業部 田中 太郎

概算見積書のトラブルを防ぐ：正式な見積書に切り替える流れ

概算見積書のトラブルで多いのは、概算の金額のまま発注されてしまい、あとで追加の費用が出て揉める、という形です。相手の担当者は概算だと分かっていても、社内で回るうちに前提が抜け、「◯◯円と聞いている」という数字だけが残ることがあります。

これを防ぐには、概算から正式な見積書に切り替える流れを、最初から相手と共有しておくのが効果的です。

正式な見積書には、「概算見積書（Q-2026-0140）を改め、正式にお見積りいたします」のように、もとの概算見積書の番号を書いておくと、どの見積が最新かが分かりやすくなります。概算と正式な見積書で金額が大きく変わった場合は、何が変わったのかを一言添えておくと、相手が社内で説明しやすくなります。

内訳まで細かく書く正式な見積書は、内訳つき見積書のテンプレート を使うと、概算見積書と同じ形のまま書き直せます。

概算見積書を送ったあとに：相手の社内での動きを見る

概算見積書は、送ったあと相手の社内で回されることの多い書類です。一般には、メールにPDFを添付して送り、相手の予算会議のあとに電話で様子を聞く、という流れが多いと思います。それでも十分に回りますが、添付ファイルは相手の社内で転送されるうちに、誰が見ているのか、古い版が回っていないかが分からなくなります。

ルームフクロウは、顧客ごとに専用のルームを作り、そのURLを送って資料を渡す仕組みです。顧客はメールアドレスを入れるだけで開けて、会員登録やアプリはいりません。誰が・いつ・どの資料の・どのページまで見たか、ダウンロードしたかが、顧客の詳細の画面に記録として残ります。

たとえば、概算見積書を送ってしばらくしてから、担当者以外の方が開いていれば、予算会議に向けて社内で回され始めた手がかりになります。概算から正式な見積書に切り替えるときは、ルームの資料を新しい版に差し替えれば、相手には最新版が表示され、「更新」の印が付きます。古い概算の金額が社内に残り続ける心配が減ります。

概算見積書のよくある質問

概算見積書のまとめ

概算見積書とは、条件が決まる前に、だいたいの金額を伝えるための見積書です。正式な見積書との違いは、金額が「目安」であることと、前提条件を必ず書くことにあります。

• 表題を「概算見積書」とし、件名にも「概算」と入れる
• 明細は大きな項目でまとめ、決まっていない行には「（概算）」を付ける
• 備考には、どの条件で出したか・何が変わると増減するか・いつ正式見積を出すかを書く
• 金額に幅を持たせるなら、幅で書く・割合で書く・案を分けるの3つから選ぶ
• 条件が決まったら、もとの見積番号を書いて正式な見積書を出し直す

まずは次に概算を聞かれたとき、口頭で答える前に、前提条件つきの概算見積書を1枚作ってみてください。