デジタルセールスルームとは？機能と選び方

デジタルセールスルームとは

デジタルセールスルームとは、顧客ごとに専用のWebページ（ルーム）を用意し、資料の受け渡しとやり取りをそこにまとめる営業の道具です。英語の Digital Sales Room の頭文字をとって DSR とも呼ばれます。

一般に、営業の資料はメールに添付するか、共有ドライブのリンクを送って渡します。デジタルセールスルームでは、資料を相手ごとのルームに置き、相手はそこを開いて見ます。全体の形は次の図のとおりで、大事なのは、相手がどの資料をどこまで見たかが送った側に記録として戻ることです。

デジタルセールスルームが使われる理由

デジタルセールスルームが使われるようになった理由は、法人の購買の進め方が変わってきたことにあります。オンラインでの商談が増え、顧客は営業と会う前後に、受け取った資料を社内で回して検討を進めるようになりました。その間の動きは、メール添付では送った側から見えません。

もうひとつは、パスワード付きZIPのメール添付（いわゆるPPAP）をやめる動きです。ファイルをメールに付けずに渡す方法を探す中で、資料の置き場所を相手ごとに用意する形が選ばれています。

デジタルセールスルームでできること

デジタルセールスルームでできることは、製品によって幅がありますが、多くの製品に共通するのは次の4つです。

• 相手ごとに資料をまとめて渡す：受け取った資料がルームにそろい、相手はメールを探さずに済みます。
• 見られ方を記録する：ルームを開いた日時、資料ごとの閲覧、ページごとの閲覧などが分かります。
• 最新版を1つに保つ：資料を差し替えると、相手のルームも最新版になります。
• やり取りをまとめる：質問やコメントをルームの中で受け取れます。

記録は、たとえば次の画面のように出ます。いつ開いたか、何回訪れたか、まだ開いていない資料はどれかが、顧客ごとにひと目で分かります。

このほか、SFA・CRMとの連携、相互行動計画（売り手と買い手でやることと期限を共有する表）、動画、電子署名、AIによる要約などを備える製品もあります。機能が増えるほど、料金と使いこなす手間も上がる傾向があります。

デジタルセールスルームとほかの道具の違い

デジタルセールスルームが向いている会社

デジタルセールスルームが向いているのは、次のような営業をしている会社です。

• 提案書・見積書など、相手ごとに違う資料を何度もやり取りする
• 相手の会社の中で、担当者から決裁者へ資料が回って検討が進む
• 資料を改訂することが多く、最新版を相手に見てもらいたい
• 取引先からPPAP（パスワード付きZIP）をやめるよう求められている

逆に、1回の資料送付で決まる単発の取引が中心なら、メール添付のままでも困らないことが多いです。自社の営業がどちらに近いかで判断するのが良いです。

デジタルセールスルームの選び方5つのポイント

1. 必要な機能の範囲を決める

デジタルセールスルームの機能は、資料の受け渡しと記録だけのものから、CRM連携・AI・電子署名までそろえたものまで幅があります。まず「資料を渡して、見られ方を知る」で足りるかを決めると、比べる対象が絞れます。

2. 顧客側の手間を確かめる

顧客にアカウントの登録を求めると、開いてもらえないことがあります。URLとメールアドレスだけで開けるかを確かめるのが良いです。

3. 記録の細かさを確かめる

ファイルを開いたかだけなのか、PDFのページごとまで分かるのか。メールのリンク検査のような機械のアクセスを閲覧に数えてしまわないかも、記録を信じられるかに関わります。

4. 料金と試し方を確かめる

料金を公開していない製品も多くあります。人数で決まるのか、容量や顧客の数に上限があるのか、契約の期間はどれくらいか、無料で試せるかを先に確かめておくと、導入の判断が早くなります。

5. 安全と連携を確かめる

ダウンロードを止められるか、公開期限があるか、社内の権限を分けられるか。SFA・CRMを使っているなら、連携できるか、できない場合はCSVで顧客を取り込めるかも確かめておきます。

デジタルセールスルームのよくある質問