見積書送付メールの例文と、添付しない送り方
見積書送付のメールは、一般にPDFを添付し、件名に「お見積書送付のご案内」と入れる形がよく使われます。この形で困るのは、相手が開いたか分からないこと、修正版を送るたびに古い版が相手の手元に残ることです。見積書を顧客ごとのルームに置くと、この2つが片づきます。
見積書の送付でよくある悩み
- 見積書を見てもらえたか分からない送ったあと返事がないとき、まだ開いていないのか、開いて検討中なのかで、次の連絡の内容が変わります。
- 修正版が何通も相手の手元に残る単価や数量を直すたびに添付し直すと、相手がどの版を見ているのか分からなくなり、古い版で話が進むことがあります。
- 別の顧客の見積書を送ってしまう似た社名・似たファイル名の見積書を取り違えて送る事故は、添付の操作では止められません。
見積書の送付の進め方
見積書の送付をセールスルームフクロウで進めると、次の流れになります。顧客ごとに専用ルームを1つ用意し、資料はそこに足していきます。全体の形は下の図のとおりです。
- 見積書をその顧客専用でアップロード見積書は「この顧客専用」として入れます。別の顧客に送ろうとすると止まるので、取り違えを防げます。
- ルームのURLを送る通知メールには見積書を添付しません。メッセージ欄に一言添えると、ルームにも同じメッセージが残ります。
- 開いたかを確かめて連絡する開いた日時と見たページが分かるので、「2ページ目の単価についてご不明点はありませんか」と具体的に連絡できます。
- 修正版は差し替える同じ資料に新しい版を入れると、ルームの見積書が最新版に替わり「更新」の印が付きます。前の版は社内に履歴として残ります。
見積書送付メールの例文
件名：お見積書送付のご案内（〇〇の件）／本文：〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。先日ご相談いただいた〇〇の件につき、お見積書をご用意しました。下記の専用ページからご確認ください。（ルームのURL）ご案内を受け取ったメールアドレスを入れるとご覧いただけます。ご不明な点は、専用ページのメッセージからもお送りいただけます。
修正版を送るとき：件名：【修正版】お見積書送付のご案内（〇〇の件）／本文：先ほどご指摘いただいた数量を反映し、お見積書を更新しました。専用ページの見積書は最新版に差し替わっています。前回のURLのままご確認いただけます。
再送・催促のとき：件名：お見積書のご確認のお願い（〇〇の件）／本文：先日お送りしたお見積書について、ご検討の状況はいかがでしょうか。前提条件に合わない点があれば、別案もご用意できます。
ポイントは、URLを毎回変えないことです。ルームのURLは顧客ごとに1つなので、修正版を送っても相手は同じ場所を開けば最新の見積書にたどり着けます。
見積書の送付で送る資料と、見られる記録
見積書の送付で送ることが多い資料と、送ったあとに社内で確かめられる記録の例です。記録は顧客の詳細と「営業 › 通知」で見られます。
送る資料の例
- 見積書（PDF）
- 見積の前提をまとめた仕様書
- 支払い条件・納期の説明
- 比較用の別案の見積書
社内で見られる記録
- 見積書を開いた日時と回数
- 何ページ目まで見たか
- 修正版を開いたか
- ダウンロードしたか（社内回覧の目安）
見積書の送付のよくある質問
見積書のPDFはメールに添付されますか？
添付しません。通知メールにはルームのURLだけが入ります。ファイルはルームから開きます。
修正版を送ると、古い見積書はどうなりますか？
同じ資料に新しい版を入れると、ルームでは最新版だけが開けるようになります。前の版は社内の画面に履歴として残ります。
相手が開いたら、すぐに知らせてもらえますか？
開いた記録は顧客の詳細とダッシュボードで確かめられます。開いた瞬間にメールで知らせる機能は準備中です。
見積書の送付を、まず1社分ためしてみてください
顧客ごとの専用ルームで資料を渡し、誰がどの資料を何ページまで見たかを記録します。料金は月4,980円から公開しています。