相続の手続きで使うデジタルセールスルーム相談から手続きの完了まで、
相続の資料はご相談者ごとのルームへ。
必要書類の案内・見積・財産の一覧・完了報告までの資料送付をご相談者ごとのルームにまとめ、見られた記録を次の連絡に生かします。
やりとりのたびに、資料は増えていく
ご相談者とのやりとりが進むほど、見積書や契約書などの資料が増え、メールやフォルダに散らばっていきます。
- どこに何があるかわからない最新の資料がどのメールやフォルダにあるのか、探すたびに手が止まります。
- 送ったか、送っていないかわからない送ったつもりの資料が届いていなかったり、相手がまだ開いていなかったりします。
- どんな対応をしたかわからない誰がいつ何を伝えたかが担当者の手元にしか残らず、ほかの人が引き継げません。
ルームフクロウなら、ご相談者ごとのルームに1か所でまとまる
- 送付した資料はルームにそろい、修正したものは最新版として追加される
- いつ送付し、いつ開かれたかが記録に残る
- メッセージと対応の経緯が会社に残り、だれでも続きから対応できる
送付・閲覧・メッセージは時間つきで記録
営業の流れと、資料送付
左が営業担当の仕事、右がそのとき送付する資料です。資料送付のない段階もあります。
資料を送付する段階(8か所)送付しない段階
- 相談のはじまり問い合わせへの対応電話やWebからの相談に、その日のうちに連絡します。1資料送付事務所の案内・料金表最初にルームを作り、相談の流れと料金がわかる資料を送付します。
- 初回の相談家族の状況と財産のおおまかな内容をうかがいます。2資料送付なし
- 見積と依頼必要書類の案内手続きに必要な書類と、その集め方を伝えます。3資料送付必要書類の一覧集めてもらう書類と、取り寄せ先をまとめて送付します。
- 見積の提示手続きの範囲と費用を伝えます。4資料送付見積書費用の内訳と、見積に含まれないものを書いて送付します。
- 依頼・契約依頼の内容を確認し、契約を結びます。5資料送付委任契約書(案)事前に送付して読んでもらい、署名はいつもの方法で行います。
- 手続きの進行財産の調査預金や不動産などの財産を調べ、一覧にまとめます。6資料送付財産の一覧最新版を追加調査が進むたびに、最新版を追加します。
- 分け方の案の作成相続人の話し合いに使う、遺産の分け方の案をつくります。7資料送付遺産分割協議書(案)最新版を追加修正のたびに、最新版を追加します。
- 手続きの実施名義の変更や申告などの手続きを進めます。8資料送付なし
- 完了と支払い完了の報告終わった手続きと、お返しする書類を報告します。9資料送付完了報告書手続きの結果をまとめて送付します。
- 支払いのお願い手続きが終わったら、費用の支払いをお願いします。10資料送付請求書請求書と振込先の案内を送付します。
ルームフクロウがやり取りを管理
資料を送付すると、ご相談者にメールでお知らせが届きます。送付・閲覧・メッセージは、ルームフクロウが時間つきで記録します。
事務所の担当者
資料を送付する
最新版を追加する
ルームフクロウ〇〇様のルーム
- 必要書類の一覧を送付
- ご相談者にメールでお知らせ
- ご相談者が一覧を開いた
- メッセージ「戸籍はどこで取れますか」
送付・閲覧・メッセージを時間つきで自動記録
お知らせ開く・質問
ご相談者
会員登録はいらない
資料送付の見える化で、営業活動のムダが減る
送ったあとの動きが見えると、確認や探しものに使っていた時間が減ります。
同じ最新版を見ながら話せる
顧客との齟齬がなくなる
送った資料と最新版がルームに残るので、「古い版を見ていた」「聞いていない」が起きにくくなります。
- 10/1 送付
- 10/5 今日
- 10/10 契約日
契約書(案)まだ開いていない
顧客トラブルの未然防止
大事な資料が開かれていないことに気づけるので、契約や支払いの前に手を打てます。
やりとりの一元化
資料もメッセージも顧客ごとのルームにまとまるので、担当者が不在でもほかの人が対応できます。
- 提案書を送付
- 提案書を12ページまで閲覧
- 見積書を送付
- 見積書を3回閲覧
送付 閲覧 自動で記録
営業履歴の収集
いつ・何を送り・どこまで見られたかが自動で残るので、営業の振り返りにそのまま使えます。
資料探し・見積探しの工数削減
顧客のルームを開けば最新の資料と見積がそろっているので、メールやフォルダを探し回らずに済みます。
記録の見え方と、次の一手の例
ルームに残る記録を見て、連絡のタイミングと内容を決めます。スマートフォンでは表を横にスクロールできます。
| 場面 | ルームに残る記録 | 次の一手 |
|---|---|---|
| 料金表を送付したあと | 料金表を何度も開いている。 | 初回の相談で、費用の目安を先に伝える。 |
| 必要書類の一覧を送付したあと | 一覧の途中までしか開かれていない。 | 集めにくい書類の取り寄せ方を、電話で説明する。 |
| 見積書を送付したあと | 1週間たっても見積書が開かれていない。 | 「ご家族でのご検討の状況はいかがですか」と連絡を入れる。 |
| 財産の一覧を送付したあと | 最新版を最後のページまで開いている。 | 分け方の話し合いの日程を提案する。 |
| 協議書の案を送付したあと | 案がまだ開かれていない。 | 話し合いの前に、要点をメッセージ欄でお伝えする。 |
- 電子署名・案件管理の機能はありません。契約や手続きはいまの方法のままで行います。
- ご相談者ごとに、資料をダウンロードできないように設定できます。
士業の営業で使うときのよくある質問
ご相談者から書類を受け取れますか?
ご相談者からのファイルのアップロードには対応していません。受け取りは、これまでどおりの方法と組み合わせてください。
ほかの相続人の方にも資料を見てもらえますか?
相続人の方もそれぞれメールアドレスで登録すると、別々のルームに資料を送付できます。誰が開いたかも人ごとにわかります。
個人情報を含む資料を送付しても大丈夫ですか?
ご相談者ごとに、資料をダウンロードできないように設定できます。ルームは登録したメールアドレスを入れたときだけ開き、公開期限が過ぎると閉じます。