提案書の差し替えは、1か所で全顧客に反映する
提案書や料金表を改訂したとき、一般には新しいファイルを改めてメールで送り直します。相手の手元には古い版も残り、どれが最新か分からなくなりがちです。提案書を共通の資料としてルームで渡すと、差し替えは1か所で済み、送った顧客全員のルームが最新版になります。
提案書の改訂・差し替えでよくある悩み
- 古い料金表で話が進む改定前の料金表を相手が見ていて、商談の終盤で金額の食い違いが見つかることがあります。
- 送り直す先を洗い出せない誰にどの版を送ったかが担当者のメールの中にしかないと、送り直す先の一覧が作れません。
- 社内でも最新版が分からない共有フォルダに「最新」「最終」「最終2」のようなファイルが並び、どれを送ればいいか迷います。
提案書の改訂・差し替えの進め方
提案書の改訂・差し替えをセールスルームフクロウで進めると、次の流れになります。顧客ごとに専用ルームを1つ用意し、資料はそこに足していきます。全体の形は下の図のとおりです。
- 共通資料はライブラリに1つ会社案内・料金表・提案書のひな形は、フォルダで整理してライブラリに置きます。
- 新しい版を入れる資料の詳細から新しいファイルを入れると、第2版・第3版と版が増えます。前の版は消えずに残ります。
- 全顧客のルームが最新版にその資料を送った顧客のルームは、すべて最新版に替わり「更新」の印が付きます。
- 最新版を開いたかを確かめる更新のあとに開かれたかが顧客ごとに分かるので、改訂の説明が必要な相手を絞れます。
提案書の改訂・差し替えで送る資料と、見られる記録
提案書の改訂・差し替えで送ることが多い資料と、送ったあとに社内で確かめられる記録の例です。記録は顧客の詳細と「営業 › 通知」で見られます。
送る資料の例
- 料金表
- 提案書のひな形
- サービス資料・会社案内
- 利用規約・契約条件
社内で見られる記録
- 資料の版の履歴
- その資料を送った顧客の一覧
- 更新後に開いたか
- 版ごとの閲覧
提案書の改訂・差し替えのよくある質問
古い版を見せ続けたい顧客がいる場合は？
版の差し替えは、その資料を送った全顧客に反映されます。古い版のまま見せたい場合は、別の資料としてアップロードしてください。
前の版に戻せますか？
前の版は社内の画面に残っています。前の版のファイルを新しい版として入れ直すと、ルームはその内容に戻ります。
顧客専用の資料も差し替えられますか？
できます。見積書のような顧客専用の資料も、同じ手順で新しい版を入れられます。
提案書の改訂・差し替えを、まず1社分ためしてみてください
顧客ごとの専用ルームで資料を渡し、誰がどの資料を何ページまで見たかを記録します。料金は月4,980円から公開しています。