決裁者への資料共有を、担当者の転送任せにしない
BtoBの商談では、窓口の担当者が資料を社内に転送し、決裁者や関係部署が確認する流れが一般的です。転送されたかどうか、決裁者が読んだかどうかは、こちらからは見えません。関係者ごとにルームを用意すると、稟議の進み具合が資料の見られ方から分かります。
決裁者・関係者への共有でよくある悩み
- 決裁者に資料が届いたか分からない担当者は前向きでも、決裁者が資料を見ていなければ話は進みません。そこが見えないまま待つことになります。
- 転送された資料が古い版のまま回るメールで転送されると、こちらが修正版を送っても社内では古い版が回り続けることがあります。
- 関係者ごとに知りたいことが違う現場は使い方、経理は費用、情報システム部門は安全性と、同じ資料一式では響かないことがあります。
決裁者・関係者への共有の進め方
決裁者・関係者への共有をセールスルームフクロウで進めると、次の流れになります。顧客ごとに専用ルームを1つ用意し、資料はそこに足していきます。全体の形は下の図のとおりです。
- 関係者を顧客として登録担当者・決裁者・関係部署の方を、それぞれメールアドレスで登録します。同じ会社名でまとめて探せます。
- 人ごとに資料を選んで送る決裁者には費用対効果、情報システム部門にはセキュリティの資料、と相手に合わせて送り分けます。
- 誰が見たかで稟議の進みをつかむ決裁者のルームが開かれていなければ、担当者に「決裁者の方にもご案内してよいですか」と相談できます。
- 修正版は全員のルームで最新に共通の資料を差し替えると、送った全員のルームが最新版になります。古い版が回り続けることはありません。
決裁者・関係者への共有で送る資料と、見られる記録
決裁者・関係者への共有で送ることが多い資料と、送ったあとに社内で確かめられる記録の例です。記録は顧客の詳細と「営業 › 通知」で見られます。
送る資料の例
- 費用対効果の説明資料
- セキュリティ・運用体制の資料
- 導入スケジュール
- 契約条件のまとめ
社内で見られる記録
- 関係者ごとのルームの訪問
- 決裁者が開いた資料
- 資料ごとに誰が見たか
- 最新版を開いたか
決裁者・関係者への共有のよくある質問
1つのルームを複数人で見られますか？
ルームは登録した1つのメールアドレスで開く形です。関係者ごとに顧客として登録すると、誰が見たかを人ごとに確かめられます。
ルームのリンクを社内で転送されたら？
転送されたリンクだけでは開けません。開けるのは登録したメールアドレスを入れた人だけです。見てほしい方は、こちらで登録して送ってください。
人数が増えると料金は上がりますか？
料金は社内で使う人（編集の権限）の人数で決まります。顧客の登録は、スターターで1,000件まで含まれます。
決裁者・関係者への共有を、まず1社分ためしてみてください
顧客ごとの専用ルームで資料を渡し、誰がどの資料を何ページまで見たかを記録します。料金は月4,980円から公開しています。