注文住宅の営業で使うデジタルセールスルーム家づくりの打ち合わせが進むたびに、
資料はお施主様のルームへ。
問い合わせから引き渡しまでの資料送付をお施主様ごとのルームにまとめ、見られた記録を次の打ち合わせに生かします。
やりとりのたびに、資料は増えていく
お施主様とのやりとりが進むほど、見積書や契約書などの資料が増え、メールやフォルダに散らばっていきます。
- どこに何があるかわからない最新の資料がどのメールやフォルダにあるのか、探すたびに手が止まります。
- 送ったか、送っていないかわからない送ったつもりの資料が届いていなかったり、相手がまだ開いていなかったりします。
- どんな対応をしたかわからない誰がいつ何を伝えたかが担当者の手元にしか残らず、ほかの人が引き継げません。
ルームフクロウなら、お施主様ごとのルームに1か所でまとまる
- 送付した資料はルームにそろい、修正したものは最新版として追加される
- いつ送付し、いつ開かれたかが記録に残る
- メッセージと対応の経緯が会社に残り、だれでも続きから対応できる
送付・閲覧・メッセージは時間つきで記録
営業の流れと、資料送付
左が営業担当の仕事、右がそのとき送付する資料です。資料送付のない段階もあります。
資料を送付する段階(10か所)送付しない段階
- 商談のはじまり問い合わせへの対応資料請求や見学の申し込みに、その日のうちに連絡します。1資料送付会社案内・施工事例集最初にルームを作り、会社と建てた家を知ってもらう資料を送付します。
- 初回の打ち合わせどんな家に住みたいかを、予算や時期とあわせてうかがいます。2資料送付なし
- 提案と見積プランの提案要望をもとに、間取りと外観の案を出します。3資料送付間取りプランA案とB案を送付し、どちらがよく見られているかを確かめます。
- プランの修正打ち合わせで出た要望を反映し、案を絞り込みます。4資料送付間取りプラン最新版を追加修正したプランの最新版を追加し、ルームには「更新」の印が付きます。
- 見積の提示プランをもとに、総額とその内訳を伝えます。5資料送付見積書金額の内訳と、見積に含まれないものを書いて送付します。
- 金額の調整オプションを選んでもらい、予算に合わせて金額を調整します。6資料送付見積書最新版を追加調整のたびに、見積書の最新版を追加します。
- 契約と仕様申し込み・契約契約の内容を説明し、申込書と契約書を取り交わします。7資料送付申込書・契約書(案)契約日の前に送付して読んでもらい、署名はいつもの方法で行います。
- 仕様の打ち合わせキッチンや壁紙など、家の細かな部分を決めていきます。8資料送付仕様書最新版を追加決まった内容をまとめ、打ち合わせのたびに最新版を追加します。
- 工事から引き渡し工事中の報告工事の節目ごとに、現場の様子をお施主様に伝えます。9資料送付現場写真の台帳フォトフクロウで作った写真台帳を送付し、工事の進み具合を見てもらいます。
- 支払いのお願い契約で決めた時期に、代金の支払いをお願いします。10資料送付請求書請求書と振込先の案内を送付します。
- 引き渡し完成した家を確認してもらい、鍵と書類をお渡しします。11資料送付取扱説明書・保証書住み始めてから見返す書類を、まとめて送付します。
ルームフクロウがやり取りを管理
資料を送付すると、お施主様にメールでお知らせが届きます。送付・閲覧・メッセージは、ルームフクロウが時間つきで記録します。
工務店の営業担当
資料を送付する
最新版を追加する
ルームフクロウ〇〇様のルーム
- 仕様書を送付
- お施主様にメールでお知らせ
- お施主様が仕様書を開いた
- メッセージ「キッチンの色をもう一案」
送付・閲覧・メッセージを時間つきで自動記録
お知らせ開く・質問
お施主様
会員登録はいらない
資料送付の見える化で、営業活動のムダが減る
送ったあとの動きが見えると、確認や探しものに使っていた時間が減ります。
同じ最新版を見ながら話せる
顧客との齟齬がなくなる
送った資料と最新版がルームに残るので、「古い版を見ていた」「聞いていない」が起きにくくなります。
- 10/1 送付
- 10/5 今日
- 10/10 契約日
契約書(案)まだ開いていない
顧客トラブルの未然防止
大事な資料が開かれていないことに気づけるので、契約や支払いの前に手を打てます。
やりとりの一元化
資料もメッセージも顧客ごとのルームにまとまるので、担当者が不在でもほかの人が対応できます。
- 提案書を送付
- 提案書を12ページまで閲覧
- 見積書を送付
- 見積書を3回閲覧
送付 閲覧 自動で記録
営業履歴の収集
いつ・何を送り・どこまで見られたかが自動で残るので、営業の振り返りにそのまま使えます。
資料探し・見積探しの工数削減
顧客のルームを開けば最新の資料と見積がそろっているので、メールやフォルダを探し回らずに済みます。
記録の見え方と、次の一手の例
ルームに残る記録を見て、連絡のタイミングと内容を決めます。スマートフォンでは表を横にスクロールできます。
| 場面 | ルームに残る記録 | 次の一手 |
|---|---|---|
| 初回の打ち合わせのあと | 施工事例集のうち、平屋の事例を何度も開いている。 | 次回のプランは、平屋の案を中心に用意する。 |
| プランを提案したあと | A案は1回だけ、B案は何度も開いている。 | B案を軸に詳細を詰め、A案のよい点を取り込めるか確かめる。 |
| 見積書を送付したあと | 3日たっても見積書が開かれていない。 | 「金額でわかりにくい点はありませんか」と電話を一本入れる。 |
| 契約の前 | 契約書(案)がまだ開かれていない。 | 契約日の前に、契約書の読み合わせの時間をとる。 |
| 仕様の打ち合わせ中 | 仕様書のキッチンのページを何度も開いている。 | ショールームの見学を提案する。 |
| 請求書を送付したあと | 請求書がまだ開かれていない。 | 入金予定日の前に、メッセージ欄でお知らせする。 |
- 電子署名・入金管理・工程管理の機能はありません。契約や入金はいまの方法のままで使えます。
- 工事中の写真はフォトフクロウで台帳にして、同じルームで送付できます。
注文住宅の営業で使うときのよくある質問
お施主様はスマホで見られますか?
見られます。届いたURLを開いてメールアドレスを入れるだけで、アカウントの登録はいりません。
ご家族にも同じ資料を見てもらえますか?
ご家族もそれぞれメールアドレスで登録すると、別々のルームに同じ資料を送付できます。誰が開いたかも人ごとにわかります。
契約書の電子署名はできますか?
電子署名には対応していません。契約書(案)を送付して読んでもらい、署名はいつもの方法で行います。