営業の引き継ぎは、顧客ごとの記録をそのまま渡す
営業の引き継ぎは、一般に引き継ぎ書を作り、過去のメールを転送して行います。担当者のメールの中にしかない資料ややり取りは、引き継ぎ書から漏れがちです。顧客ごとのルームで資料を渡していれば、送った資料も相手の反応も会社の記録として残ります。
担当者の引き継ぎでよくある悩み
- 何を送ったかが担当者のメールの中退職や異動のあと、前の担当がどの資料を送ったかを確かめる方法がありません。
- 顧客から見ると窓口が変わるだけ顧客は前の担当から受け取った資料を探し直すことになり、引き継ぎのたびに手間をかけます。
- 引き継ぎ書を書く時間がない忙しい時期の異動では、引き継ぎ書が箇条書き数行で終わってしまいます。
担当者の引き継ぎの進め方
担当者の引き継ぎをセールスルームフクロウで進めると、次の流れになります。顧客ごとに専用ルームを1つ用意し、資料はそこに足していきます。全体の形は下の図のとおりです。
- 顧客ごとに記録がまとまる送付の履歴・閲覧の記録・社内メモ・メッセージが顧客の詳細にそろっています。
- 担当者を付け替える顧客の担当者を新しい人に変えるだけで、顧客一覧の担当欄が替わります。
- 顧客のルームはそのまま顧客は同じURLのルームで、これまでの資料をそのまま見られます。新しい担当からの資料も同じ場所に届きます。
- 退職した人の記録も残るメンバーを外しても、その人が送った資料と記録は会社に残ります。
担当者の引き継ぎで送る資料と、見られる記録
担当者の引き継ぎで送ることが多い資料と、送ったあとに社内で確かめられる記録の例です。記録は顧客の詳細と「営業 › 通知」で見られます。
送る資料の例
- 引き継ぎのご挨拶
- 新しい担当の紹介
- これまでの提案のまとめ
- 今後のスケジュール
社内で見られる記録
- 過去の送付の履歴
- 顧客が見ていた資料
- 社内メモ（ピン留め）
- 顧客とのメッセージ
担当者の引き継ぎのよくある質問
メンバーを外すと、その人の記録は消えますか？
消えません。送った資料と記録は会社（組織）のものとして残ります。
引き継ぎ先の人は、何を見ればよいですか？
顧客の詳細の「概要」で最近の動きとピン留めの社内メモ、「送付履歴」で過去に送った資料が分かります。
操作の記録は残りますか？
管理の権限の人は、誰がいつ何をしたかの操作ログを見られます。
担当者の引き継ぎを、まず1社分ためしてみてください
顧客ごとの専用ルームで資料を渡し、誰がどの資料を何ページまで見たかを記録します。料金は月4,980円から公開しています。