営業資料の作り方｜中小企業向けの基本の構成と、送ったあとに読まれ方で直す方法

営業資料の作り方は、会社によってさまざまです。一般には、PowerPointやGoogleスライド、Canvaなどで10〜20枚ほどのスライドを作り、商談で画面に映して説明したり、PDFにしてメールで送ったりする形がよく見られます。最初に作った資料を何年も使い続けている会社もあれば、営業担当がそれぞれ自分用に直して使っている会社もあります。

この記事では、専門のデザイナーやマーケティングの担当がいない中小企業でも作れることを前提に、営業資料の作り方を順番に説明します。今の資料を作り直すときの見直しの手順としても使えます。

営業資料の作り方の前に｜資料の種類を分ける

営業資料の作り方を考える前に、営業で使う資料の種類を分けておきます。ひとくちに営業資料といっても、使う場面によって中身が変わるからです。

この記事で中心に扱うのは、2つ目のサービス紹介資料です。商談で使い、商談のあとにも相手が社内で読み返す資料で、中小企業の営業でいちばん出番の多い資料です。会社案内はこの中の会社紹介のページを抜き出したもの、提案書はこの資料を土台に相手の課題に合わせて書き直したもの、と考えると、資料どうしの関係が整理しやすくなります。提案書の書き方は提案書の書き方で別に説明しています。

営業資料の作り方の準備｜誰に、何をしてほしいか

営業資料の作り方でいちばん大事なのは、スライドを作り始める前の準備です。準備で決めることは、次の3つです。

1つ目は、誰に読んでもらう資料かです。同じ商品でも、現場の担当者が読むのか、部長や社長が読むのかで、知りたいことが変わります。現場の担当者は「使いやすいか、今の仕事がどう変わるか」を、決裁者は「費用に見合うか、失敗しないか」を知りたがります。主な読み手を1人決めて、その人の顔を思い浮かべながら作ると、内容がぶれにくくなります。

2つ目は、読み終わった相手に何をしてほしいかです。資料を読んだあとに「無料で試してほしい」「打ち合わせを申し込んでほしい」「見積を依頼してほしい」など、相手にしてほしい行動を1つ決めます。これが決まっていないと、資料の最後が「よろしくお願いします」で終わり、相手は次に何をすればよいか迷います。

3つ目は、営業担当がいない場で読まれる前提で作るかどうかです。商談で説明しながら使うだけの資料なら、スライドの文字は少なくても伝わります。一方、商談のあとにPDFで送り、相手が社内で回覧する資料なら、説明がなくても意味が分かる文章が要ります。中小企業の営業では、多くの場合この2つを1つの資料で兼ねているので、スライドの見出しで要点を言い切り、本文で補足する書き方にしておくと両方に対応できます。

材料は営業担当の頭の中にある

営業資料に書く中身の材料は、たいてい営業担当がすでに持っています。よく聞かれる質問、受注した理由、失注した理由、相手が反応した言葉などです。作り始める前に、営業担当に「お客様からよく聞かれることを5つ」「決め手になったと言われたことを3つ」書き出してもらうと、資料に入れるべき中身がはっきりします。商談で聞いた課題の言葉は、ヒアリングシートに残しておくと材料として使いやすくなります。

営業資料の構成｜中小企業の基本の8枚

営業資料の構成は、相手が読みながら「自分たちに関係がある」「解決できそうだ」「信頼できそうだ」「試してみよう」と順に納得できる並びにします。中小企業のサービス紹介資料なら、次の並びが基本の形として使いやすいです。

この構成のポイントは、会社紹介を短くし、相手の課題を早いページで出すことです。会社の沿革や理念を何枚も続けると、相手が知りたいことにたどり着く前に読むのをやめてしまうことがあります。会社紹介は1枚にまとめ、詳しい会社案内は巻末の参考資料に回すと、流れが途切れません。

ページ数は、1つの塊に1〜3枚ずつで、合計10〜15枚程度が目安です。資料が長くなりすぎたら、詳しい機能の説明や細かい料金の条件は別の資料に分け、必要な相手にだけ追加で渡す形にすると、本体の資料を読みやすく保てます。

営業資料の作り方｜各ページの書き方

営業資料の構成が決まったら、各ページの中身を書いていきます。それぞれのページで気をつけたい点をまとめます。

表紙と会社紹介

表紙には、資料のタイトル、会社名、日付か版を入れます。タイトルは商品名だけでなく、「取引先ごとに最新の資料を渡すサービスのご案内」のように、何をしてくれるものかが分かる言葉を添えます。会社紹介は、社名・所在地・事業内容・主な取引先の業種など、相手が「どんな会社か」を判断できる情報を1枚にまとめます。

よくある課題

課題のページには、相手の業界や職種でよくある困りごとを3つほど挙げます。ここで相手に「うちもそうだ」と思ってもらえるかどうかで、その先を読んでもらえるかが決まります。営業担当がお客様から実際に聞いた言葉を使うと、具体的で伝わりやすくなります。

解決の方法

解決のページでは、課題ごとに「どう解決するか」を書きます。機能の一覧を並べるより、「その機能で何が変わるか」を相手の立場で書くのがコツです。課題のページで挙げた3つと、解決のページの3つを対応させておくと、読み手が迷いません。画面や製品の写真があれば、文章だけで説明するより伝わりやすくなります。

事例

事例のページでは、似た業種や規模の会社の例を紹介します。「導入前の課題」「やったこと」「変わったこと」の3つに分けて書くと、相手が自社に置き換えて考えやすくなります。社名を出せない場合は「金属加工業・従業員約100名」のように業種と規模だけでも、相手にとっては十分な手がかりになります。確かめていない数字や、誇張した効果は書かないようにします。

料金とよくある質問

料金は、資料に載せるかどうかで迷う会社が多いページです。載せると比べられやすくなる一方で、載せないと相手は予算の検討を始められません。料金の目安だけでも載せておくと、相手が社内で話を進めやすくなります。よくある質問のページには、営業担当がよく聞かれる質問とその答えを並べます。相手が商談のあとに一人で資料を読み返すとき、疑問をその場で解消できます。

次の一歩

最後のページには、準備の段階で決めた「相手にしてほしい行動」を1つ書き、問い合わせ先を添えます。「まずは14日間の無料トライアルをお試しください」「次回の打ち合わせで、具体的な進め方をご説明します」のように、次に何をすればよいかがはっきり分かる書き方にします。

書く順番は、最後のページから

営業資料を作るとき、表紙から順に作り込むと、途中で時間が足りなくなったり、前半の説明ばかりが長くなったりしがちです。おすすめは、最後の「次の一歩」のページから決めて、そこに向かって前のページを組み立てる順番です。

1. 次の一歩（相手にしてほしい行動）を1行で書く
2. その行動を取ってもらうために、相手が納得していないといけないことを3つ書き出す
3. その3つを、課題・解決・事例のページに割り振る
4. 料金とよくある質問で、残りそうな疑問を先回りして答える
5. 最後に表紙と会社紹介を作る

この順番で作ると、どのページも「次の一歩」につながる理由を持つことになり、関係の薄いページが自然と減ります。まずはスライドに見出しだけを書いて全体を並べ、流れが通ってから本文や図を入れると、作り直しの手間も少なくなります。

営業資料の作り方｜見やすくするコツ

営業資料の見やすさは、デザインの腕よりも、いくつかの決めごとを守れるかどうかで大きく変わります。専門のデザイナーがいなくても取り入れやすいコツを挙げます。

• 1枚に1つのことだけを書く：1枚のスライドで伝えることを1つに絞り、見出しで言い切る
• 見出しを文章にする：「導入の効果」ではなく「最新の資料を探す手間がなくなります」のように、要点を見出しに書く
• 文字の大きさをそろえる：見出し・本文・注記の3段階程度に決め、全ページで同じにする
• 色を増やしすぎない：会社の色を1つ決め、強調に使う色は1つまでにする
• 余白を残す：ページの端まで文字や図を詰めず、周りに余白を残す

図や写真を入れるときは、何のために入れるかを先に決めます。流れを示すなら矢印の図、比べるなら表、使っている場面を見せるなら実際の画面や製品の写真、というように役割を決めて入れると、飾りのための画像が減り、ページの情報量に対して見やすさが保てます。図の下には「何を示しているか」を1行添えておくと、説明なしで読まれる場合にも意味が伝わります。

スマートフォンで読まれることも考えておきます。PDFで送った資料は、相手が移動中にスマートフォンで開くこともあります。文字が小さすぎるページや、細かい表がびっしり並んだページは、拡大しないと読めません。一度、自分のスマートフォンで資料を開いて、最後まで読めるかを確かめておくと安心です。

ポイントは、見出しだけを順に読んでも話が通じるようにすることです。決裁者や忙しい担当者は、資料の見出しだけを拾い読みすることがよくあります。見出しをつなげて読んだときに、課題・解決・事例・料金・次の一歩の流れが伝われば、その資料は構成としてうまくできています。

営業資料の置き場所と最新版の管理

営業資料の作り方と同じくらい大事なのが、作ったあとの管理です。一般には、共有ドライブやファイルサーバーに資料を置き、営業担当がそこから取り出して使う形が多く見られます。

このとき起きやすいのが、古い版が出回ることです。料金を改定したのに、営業担当のパソコンに古い資料が残っていて、それが送られてしまう、といったことはよくあります。ファイル名に日付や版を入れる、古い版は「旧版」のフォルダに移す、最新版の置き場所を1つに決めて全員に伝える、といった決めごとをしておくと、取り違えを減らせます。

もう1つ気をつけたいのは、すでに相手に送った資料です。メールに添付して送った資料は、こちらで直しても、相手の手元には古い版が残ります。料金や仕様を変えたときは、最近資料を送った相手に新しい版を送り直すと、行き違いを防げます。営業資料を会社の仕組みとして管理する考え方は、セールスイネーブルメントの記事でも説明しています。

営業資料を送ったあとに｜読まれ方を見て直す

営業資料は、一度作ったら終わりではなく、使いながら直していくものです。ただ、何を直せばよいかを判断するのは意外と難しく、一般には営業担当の感覚や、受注・失注の振り返りをもとに直す会社が多いと思います。

直すときの手がかりになるのが、相手が資料をどこまで読んだかです。たとえば、多くの相手が料金のページで読むのをやめているなら、料金の見せ方や、その手前の説明に改善の余地があるかもしれません。事例のページで長く止まっているなら、事例を増やす価値があります。メールに添付したPDFでは、こうした読まれ方は分かりませんが、読まれ方の記録が残る渡し方をすれば、直す場所を推測ではなく記録から選べます。

ルームフクロウは、顧客ごとの専用ルームで営業資料を渡すサービスです。ルームのURLを送ると、相手はメールアドレスを入れるだけで開けます（会員登録やアプリは要りません）。誰が・いつ・どの資料の・どのページまで見たか、ダウンロードしたかが、顧客の詳細の画面に残ります。

資料を直して新しい版に差し替えると、渡したルームには最新版が出て「更新」の印が付くので、前の項で触れた「古い版が相手の手元に残る」ことも起きにくくなります。資料の閲覧履歴の見方はPDFの閲覧履歴でも紹介しています。

営業資料の作り方のよくある質問

営業資料の作り方のまとめ

営業資料の作り方の基本は、作る前に「誰に、何をしてほしいか」を決め、相手の課題から入って解決・事例・料金・次の一歩の順に並べることです。

• 会社紹介は1枚に絞り、相手の課題を早いページで出す
• 見出しを文章にして、見出しだけ読んでも流れが伝わるようにする
• 最新版の置き場所を1つに決め、送ったあとの読まれ方を見て直す

今ある資料を作り直すなら、まずこの構成と見比べて、足りないページと長すぎるページを探すところから始めると早く進みます。資料を土台に1社ずつの提案に仕上げる方法は、提案書の書き方を参考にしてください。