営業資料の共有方法｜顧客への渡し方とチームでの最新版の管理、4つのやり方の選び方

営業資料をどうやって共有するかは、会社ごとに少しずつ違います。一般には、顧客にはPDFにした資料をメールに添付して送り、社内では共有フォルダやクラウドストレージに資料を置いて、各自がそこから取り出して使う形が多く見られます。この形で困っていない会社も多く、今日から変える必要はありません。

一方で、「大きな資料がメールで送れない」「どれが最新の料金表か分からない」「送った資料を相手が読んだのか分からない」といった困りごとが出てきたら、共有のやり方を見直す合図です。この記事では、営業資料の共有のやり方を4つに分けて整理し、自社に合うものを選ぶための目安を説明します。

営業資料の共有とは｜社外と社内の2つの場面

営業資料の共有は、大きく分けると2つの場面があります。1つは、会社案内・サービス紹介資料・提案書・料金表などを顧客に渡す「社外の共有」です。もう1つは、営業チームのなかで同じ資料を使えるようにする「社内の共有」です。

2つの場面は別々の話に見えますが、実際にはつながっています。社内で古い料金表が残っていると、営業担当がそれを顧客に送ってしまうからです。逆に、社内で最新版をそろえていても、社外に渡したあとの資料は相手の手元に残るので、こちらで直しても古い版が読まれ続けることがあります。

ポイントは、社外の共有と社内の共有を一続きの流れとして考えることです。資料を作り、社内に置き、顧客に渡し、読まれ方を見て直す、という流れのどこで困っているかが分かると、見直す場所がはっきりします。

営業資料の共有でよく使われる4つのやり方

営業資料の共有のやり方は、よく使われるものだと次の4つに分けられます。どれか1つが正解というより、場面によって使い分けている会社がほとんどです。

メール添付

メール添付は、もっとも一般的な営業資料の共有方法です。相手も受け取り方に慣れていて、特別な準備が要りません。商談のお礼と一緒に資料を1つ送るような場面では、今でも十分に使いやすい方法です。

気をつけたいのは、ファイルの大きさと版の管理です。受信側のメールサーバーには容量の上限があることが多く、写真や図の多い資料は届かないことがあります。また、送ったファイルは相手の受信箱に残るので、あとで料金を改定しても、古い版を読まれ続けることがあります。パスワード付きのファイルを送り、別のメールでパスワードを送る方法（いわゆるPPAP）を見直している会社もあります。詳しくはPPAP対策で説明しています。

クラウドストレージで相手を招待する

GoogleドライブやMicrosoftのOneDriveなどのクラウドストレージに資料を置き、相手のメールアドレスを指定して共有する方法です。社内の共有では、置き場所を1か所にまとめやすく、最新版の管理に向いています。

社外の共有で使う場合は、相手の会社の利用環境によって開きやすさが変わります。相手の会社で特定のサービスへの接続が制限されていたり、アカウントを持っていない相手にログインを求めてしまったりすることがあるため、初めての取引先には一言確かめてから使うと安心です。

共有リンク（URLを知っていれば開ける形）

クラウドストレージやファイル転送のサービスで、URLを知っている人なら誰でも開ける形のリンクを作って送る方法です。動画や大きなPDFのように、メールに添付できない資料を送るときに便利です。

手軽な反面、URLが転送されると、想定していない人にも資料が届くことがあります。社外に出す資料に使う場合は、公開の期限を付ける、用が済んだらリンクを止めるといった決めごとをしておくと扱いやすくなります。

デジタルセールスルーム

デジタルセールスルームは、顧客ごとに専用のページ（ルーム）を作り、そこに営業資料をまとめて渡す方法です。相手はルームのURLから資料を読み、こちらは誰がいつどの資料を開いたかを確かめられます。考え方はデジタルセールスルームとはで詳しく説明しています。

複数の資料を渡す商談や、相手の社内で何人かが資料を読む商談に向いています。一方、資料を1つだけ送って終わる場面なら、メール添付で十分なことも多いです。

営業資料を社外の顧客へ共有するときの比べ方

営業資料を社外の顧客に共有するときは、やり方の名前よりも「何を大事にしたいか」で比べると選びやすくなります。比べる観点は、主に次の5つです。

1. 届くか：ファイルの大きさや相手の会社の制限で、受け取れないことがないか
2. 開きやすいか：相手にアカウントやアプリを求めないか、スマートフォンでも読めるか
3. 誤送信に強いか：宛先を間違えたとき、あとから止められるか
4. 最新版を出せるか：送ったあとに資料を直したとき、相手に新しい版が届くか
5. 読まれたか分かるか：相手が開いたか、どこまで読んだかを確かめられるか

この表のとおり、どのやり方にも得意と不得意があります。大事なのは、自社の営業で困っているのがどの観点かを先に決めることです。たとえば「大きな資料が届かない」ことに困っているなら共有リンクで十分ですし、「送ったあとの反応が分からない」ことに困っているなら、閲覧の記録が残るやり方を選ぶ意味があります。

相手の会社のルールにも合わせる

営業資料を社外に共有するときは、相手の会社の決まりにも合わせます。取引先によっては、外部のクラウドストレージに接続できない、添付ファイルを受け取れない、といった決まりがあることがあります。初めて資料を送る相手には、「資料はメールに添付してお送りしてよいですか、それともダウンロード用のURLのほうがよろしいですか」と一言確かめておくと、届かないまま時間が過ぎることを防げます。

営業資料を社内のチームで共有する方法

営業資料を社内で共有するときに、いちばん多い困りごとは「どれが最新版か分からない」ことです。会社案内や料金表が、共有フォルダ・各自のパソコン・メールの添付・チャットのファイル欄にばらばらに残り、古い版を顧客に送ってしまう、という行き違いは多くの会社で見られます。

一般には、共有フォルダやクラウドストレージに営業資料のフォルダを作り、そこを置き場所にしている会社が多いです。このやり方自体は手軽でよい方法ですが、決めごとがないと、少しずつ版が増えていきます。社内の共有をうまく回すための決めごとは、次の4つが基本です。

• 置き場所を1つにする：営業資料はこのフォルダ、と全員に伝え、ほかの場所に置かない
• 最新版を1つに決める：同じ資料が2つあったら、古いほうを「旧版」のフォルダに移す
• ファイル名をそろえる：「資料名_版_日付」のように形を決め、「最新」「確定」といった言葉は使わない
• 直す人を決める：料金表は営業責任者、事例は担当者、のように、資料ごとに直す人を1人決める

ファイル名に「最新」と書くと、次に直したときに「最新」が2つになります。日付や版の番号で並べておくと、新しい順が誰にでも分かります。

個人で直した資料の扱い

営業担当が顧客に合わせて資料を直すことはよくあります。直した資料は、その顧客のフォルダに置き、会社の共通の資料と混ぜないようにします。直した内容がほかの顧客にも使えそうなら、営業会議で共有して、共通の資料に入れるかを決めます。こうしておくと、個人の工夫がチームの資料に戻ってくる流れができます。営業資料を会社の仕組みとして整える考え方は、セールスイネーブルメントの記事でも紹介しています。

共有ライブラリにまとめる形

ルームフクロウでは、会社で使う営業資料を共有ライブラリにまとめておき、そこから顧客ごとのルームに資料を渡します。下は共有ライブラリの実際の画面です。

資料を新しい版に差し替えると、その資料を渡したルームには最新版が出て、「更新」の印が付きます。社内の置き場所と顧客に渡した資料がつながっているので、社内で直したのに顧客の手元は古いまま、という行き違いが起きにくくなります。送付履歴も会社でまとめて見られるため、営業責任者が「誰がどの顧客に何を渡したか」を確かめることもできます。

営業資料の共有で起きやすい困りごと

営業資料の共有で起きやすい困りごとを、場面ごとに整理しておきます。自社で当てはまるものが多いところから手を付けると、効果が見えやすくなります。

「送った資料が読まれたか分からない」の困りごと

営業資料の共有で、中小企業の営業担当からよく聞く困りごとが、送った資料が読まれたか分からないことです。メールに添付して送ると、相手から返事が来るまで、開いたのか、まだ見ていないのかが分かりません。そのため、追いかけの連絡をいつ入れるかを勘で決めることになります。

返事が来ないとき、相手はまだ資料を開いていないのかもしれませんし、社内で回覧している最中なのかもしれません。この違いが分かると、追いかけの連絡の中身も変わります。まだ開かれていないなら「お送りした資料は届いていますでしょうか」、料金のページまで読まれているなら「ご予算の面で気になる点はありますか」と、相手の状況に合わせて声をかけられます。

担当が替わったときの困りごと

営業資料の共有は、担当者の交代でも困りごとが出やすい部分です。前の担当がどの顧客にどの版の資料を送ったかが、本人のメールにしか残っていないと、引き継いだ人は同じ資料を送り直したり、古い版を前提に話を進めたりしてしまいます。引き継ぎの進め方は営業の引き継ぎでも紹介しています。

営業資料の共有方法を選ぶ目安｜自社の位置を測る

営業資料の共有方法を選ぶ前に、自社の今の状態を確かめておきます。次の問いに、当てはまるものがいくつあるかを数えてみてください。

• 顧客に送る資料は、ほとんどが1つのPDFで、数MBに収まっている
• 料金や内容の改定は、年に1〜2回程度でそれほど多くない
• 資料を送ったあとは、相手から返事が来ることが多い
• 営業担当は数人で、資料の置き場所をみんなが知っている

全部に当てはまるなら、今のメール添付と共有フォルダの組み合わせで十分に回っている状態です。決めごと（置き場所・ファイル名・直す人）をそろえるだけで、さらに使いやすくなります。

反対に、次の問いに当てはまるものが多いなら、共有のやり方を見直すと効果が出やすい状態です。

• 1つの商談で、会社案内・提案書・料金表・事例など複数の資料を渡す
• 相手の社内で、担当者のほかに上司や決裁者も資料を読む
• 資料を送ったあと、返事が来ないまま止まる商談が多い
• 料金や内容を直す回数が多く、古い版を送ってしまったことがある

目安の早見表

1つのやり方に全部をまとめる必要はありません。初回の資料はメール添付で送り、提案の段階から複数の資料をルームでまとめて渡す、といった組み合わせもよく見られます。大事なのは、場面ごとにどのやり方を使うかを、チームで決めておくことです。

営業資料の共有を始めるときの決めごと

営業資料の共有のやり方を変えるときは、道具を選ぶ前に、チームの決めごとを短く書いておくと定着しやすくなります。決めておきたいのは次の項目です。

1. 社内の置き場所：営業資料の最新版を置く場所を1つに決める
2. 社外に渡すやり方：初回はメール添付、提案以降は共有リンクやルーム、のように場面で分ける
3. 版の付け方：ファイル名の形と、旧版の移し先を決める
4. 直す人と時期：資料ごとに直す人を決め、料金表は改定のたびに、それ以外は月に1回見直すなど
5. 渡したあとの確認：送った資料がいつ開かれたかを、誰が・いつ見るか

この5つを1枚にまとめ、営業会議で共有しておくと、新しく入った人もすぐに同じやり方で動けます。決めごとが担当者の頭の中だけにあると、その人が忙しくなったときに更新が止まるので、紙1枚でも書いておくことが大切です。

資料そのものの構成を見直したいときは、営業資料の作り方を、相手ごとに提案をまとめるときは提案書の書き方を参考にしてください。

営業資料を共有したあとに｜相手が開いたかを確かめる

営業資料を共有したあとに大事なのは、相手が資料を開いたか、どこまで読んだかを確かめて、次の連絡に活かすことです。一般には、送ってから数日たっても返事がなければ電話やメールで追いかける、という進め方が多いと思います。この進め方でも商談は進みますが、相手の状況が分からないまま連絡するので、タイミングや中身が合わないこともあります。

ルームフクロウは、顧客ごとの専用ルームで営業資料を渡すサービスです。ルームのURLを送ると、相手はメールアドレスを入れるだけで資料を開けます（会員登録やアプリは要りません）。誰が・いつ・どの資料の・どのページまで見たか、ダウンロードしたかが、顧客の詳細の画面に残ります。

たとえば、提案書を送った翌日に、相手の担当者が料金のページまで読み、その2日後に別のメールアドレスの人が同じ資料を開いていれば、社内で回覧が進んでいると分かります。顧客ごとにダウンロードを許可しない設定や、ルームの公開期限も付けられるので、社外に出す資料の扱いを場面に合わせて決められます。ルームのメッセージで顧客と質問・回答をやり取りすることもできます。PDFの閲覧履歴の見方はPDFの閲覧履歴、提案書を直して出し直す場面は提案書の差し替えでも紹介しています。

料金は月4,980円から（税込）で、14日間無料・カード登録なしで試せます。

営業資料の共有のよくある質問

営業資料の共有のまとめ

営業資料の共有には、顧客に渡す社外の共有と、チームで使う社内の共有があり、2つは一続きの流れになっています。

• 社外の共有は、届くか・開きやすいか・誤送信に強いか・最新版を出せるか・読まれたか分かるか、で比べる
• 社内の共有は、置き場所を1つにし、最新版を1つに決め、直す人を決める
• メール添付・クラウドストレージ・共有リンク・デジタルセールスルームは、場面で使い分けてよい

まずは自社の今の状態を確かめ、困っている観点が1つでもあれば、そこに合うやり方から試してみてください。共有のやり方が決まったら、送った資料がどう読まれたかを見て直すところまで回すと、営業資料が商談を前に進める力が少しずつ上がっていきます。