ビジネスの送付状の書き方｜項目ごとの書き方と例文（見積書・請求書・契約書・資料）、無料テンプレート

ビジネスの送付状は、見積書や請求書、契約書などを取引先に郵送するときに添える1枚の書面です。送付状を付けることは法律で決まっているわけではありませんが、ビジネスの書類を郵送するときには付けるのが一般的なマナーとして定着しています。

この記事では、ビジネスの送付状の書き方を項目ごとに説明したうえで、送る書類ごとの例文、縦書き・横書きや手書きの扱い、メールで送るときの書き方までをまとめます。今使っている送付状と見比べて、抜けている項目がないかを確かめるのに使ってください。

ビジネスの送付状とは｜役割と、要るとき・要らないとき

ビジネスの送付状とは、書類を送るときに「何を送ったか」を伝えるための添え状です。送付状、添え状、カバーレター、書類送付のご案内など、呼び方はいくつかありますが、役割は同じです。

送付状の役割は、主に次の3つです。

• 中身を伝える：何の書類が何部入っているかが、封を開けてすぐに分かる
• 抜けを確かめてもらう：相手は同封書類の一覧と中身を突き合わせて、足りないものがないかを確かめられる
• 問い合わせ先を伝える：書類について聞きたいことがあるとき、誰に連絡すればよいかが分かる

封筒を開けた人が、送られてきた書類の担当者本人とは限りません。会社宛の郵便は、総務や受付の担当者が開けて社内に回すことも多くあります。送付状があれば、開けた人が中身を見て、誰に渡せばよいかを判断できます。

送付状が要るとき・要らないとき

一般には、郵送や宅配便で書類を送るときは送付状を付け、手渡しやメールのときは付けない、という使い分けが多く見られます。

なお、見積書・請求書・契約書のように、特定の相手に意思を伝えたり事実を知らせたりする文書は、郵便法でいう「信書」に当たると総務省の指針で示されています。郵送するときは、郵便か信書便のサービスを使います。

送付状の書き方｜ビジネスの基本の項目

ビジネスの送付状の書き方は、おおむね決まった並びがあります。上から順に、日付、宛名、差出人、表題、本文、記（同封書類）、以上、の順に書きます。

日付

日付は、書類を発送する日を書きます。書類を作った日ではなく、投函する日にそろえておくと、相手が受け取ったときの日付の感覚とずれません。和暦と西暦のどちらでもかまいませんが、同封する見積書や請求書と同じ表記にそろえると読みやすくなります。

宛名

宛名は、会社名・部署名・担当者名の順に書きます。会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を付け、「御中」と「様」は重ねません。「株式会社」を「（株）」と略さず、正式な社名で書くのが基本です。

差出人

差出人は、宛名より下の右寄せに、自社名・郵便番号と住所・電話番号・担当者名を書きます。メールアドレスを添えておくと、相手が問い合わせやすくなります。

表題

表題は、中央に「書類送付のご案内」「書類送付状」のように書きます。何の書類かを入れて「お見積書送付のご案内」とする書き方もあります。

頭語と挨拶・本文

本文は、頭語と時候の挨拶から始めます。季節を問わず使える「拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」が便利です。続けて「平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。」と日頃のお礼を書き、「さて、」で用件に入ります。用件は「何を送ったか」と「どうしてほしいか（ご査収ください、ご確認のうえご返送ください、など）」を1〜2文で書き、結語の「敬具」で締めます。頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」、より改まった「謹啓」なら「謹白」と、組み合わせを合わせます。

記（同封書類）

本文のあとに中央へ「記」と書き、同封した書類を箇条書きで並べます。書類名と部数をセットで書くのがポイントで、「お見積書　1部」「製品カタログ　1部」のように書きます。最後に右寄せで「以上」と書いて締めます。

送付状の例文｜見積書・請求書・契約書・資料

ビジネスの送付状の本文は、送る書類によって少しずつ変わります。よく使う4つの場面の例文を挙げます。いずれも「さて、」から「敬具」までの本文と、記の部分の例です。

さて、先日ご相談いただきましたステンレス架台の製作・据付につきまして、お見積書をお送りいたします。
ご査収のうえ、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、担当の田中までお気軽にお問い合わせください。

記
お見積書（Q-2026-0142）　1部
図面 A-102 第2版　1部
以上

さて、9月分のご請求書をお送りいたします。
お手数ではございますが、ご査収のうえ、期日までにお振込みくださいますようお願い申し上げます。

記
ご請求書（2026年9月分）　1部
納品書（写し）　3部
以上

さて、先日お打ち合わせいたしました保守契約につきまして、契約書をお送りいたします。
内容をご確認のうえ、2部ともにご署名・ご捺印いただき、1部を同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。

記
保守契約書　2部
返信用封筒　1通
以上

さて、先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせの際にお約束いたしました資料をお送りいたします。ご検討の一助となれば幸いです。

記
会社案内　1部
サービスのご案内　1部
導入事例集　1部
以上

契約書の送付状では、何部送って何部返送してほしいかを、本文にはっきり書いておくのがポイントです。返送の段取りが書いていないと、相手から問い合わせが来たり、2部とも返ってきたりすることがあります。返信用封筒を同封する場合は、記の一覧にも入れておきます。

送付状のテンプレート｜ビジネス向けの無料Excel

ビジネスの送付状を毎回一から作るのは手間なので、テンプレートを1つ用意しておくと便利です。下は、見積書を送るときの送付状のExcelテンプレートの実際の画面です。日付・宛名・差出人・表題・本文・記（同封書類と部数）・以上が、A4縦1枚に収まるように並んでいます。

このテンプレートは、見積書向けの例文が入った「記入例」と、空欄の「記入用」、使い方の「説明」の3枚のシートに分かれています。宛名と書類名、本文の「さて、」以降を直せば、請求書や契約書、資料を送るときの送付状としても使えます。自社名・住所・連絡先は一度直して保存しておくと、次から入力がいりません。見積書の送付状のテンプレートから無料でダウンロードできます。

送付状の縦書き・横書きと、手書きの扱い

ビジネスの送付状は、A4縦の横書きでパソコンで作る形が、今いちばん多く見られます。見積書や請求書などの同封書類も横書きのことが多く、向きと書き方をそろえておくと、重ねたときに読みやすいからです。

縦書きの送付状は、改まったお礼状や、和封筒で送る場合などに使われることがあります。縦書きにする場合は、日付や数字を漢数字にし、宛名と差出人の位置も縦書きの手紙の形に合わせます。迷ったときは、横書きにしておけば失礼になることはまずありません。

手書きの送付状

送付状を手書きにするかどうかは、会社の習慣や相手との関係で決めてかまいません。一般には、本文をパソコンで作り、余白に「先日はありがとうございました」と手書きで一言添える書き方もよく使われます。全部を手書きにするなら、黒のボールペンか万年筆で、読みやすい楷書で書きます。修正液や修正テープは使わず、書き損じたら新しい紙に書き直すのが無難です。

用紙と封筒

用紙は、同封する書類と同じA4にそろえるのが一般的です。A4の書類を折らずに送るなら角形2号の封筒、三つ折りにするなら長形3号の封筒がよく使われます。送付状は書類の一番上に重ね、封筒の表に「見積書在中」「請求書在中」のように中身を書いておくと、相手の会社で開ける人が仕分けしやすくなります。

送付状の個人宛・社内宛の書き方

ビジネスの送付状でも、相手が個人の場合や社内の場合は、書き方を少し変えます。

個人宛の送付状

個人のお客様宛の送付状では、宛名は「山田 一郎 様」と氏名に「様」を付けます。時候の挨拶は「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」のままでも使えますが、「ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」のように個人向けの言い方にすると、やわらかい印象になります。「平素は格別のお引き立てを賜り」といった会社向けの言い回しは、相手との関係に合わせて「いつもお世話になっております」程度にしてもかまいません。

社内宛の送付状

社内の別の部署や支店に書類を送るときは、頭語や時候の挨拶を省いた簡単な送付状にするのが一般的です。「お疲れさまです。下記の書類を送付しますので、ご確認ください。」と用件を書き、記の一覧と送り主の部署・氏名・内線番号を書けば十分です。

FAXで送るときの送付状

書類をFAXで送るときは、FAX用の送付状を1枚目に付けます。郵送の送付状と違い、頭語や時候の挨拶は省き、宛先（会社名・部署・担当者名・FAX番号）、送信元（会社名・担当者名・電話・FAX番号）、送信日、送信枚数（送付状を含めるかどうかも書く）、用件をまとめる形が一般的です。送信枚数を書いておくと、相手は途中で紙が抜けていないかを確かめられます。FAXは相手の会社の共有の機械に届くことが多いので、担当者名をはっきり書いておくことが、郵送のとき以上に大事になります。

季節の挨拶を変えるかどうか

時候の挨拶は「時下」を使えば一年中使えますが、季節に合わせて「秋涼の候」「初夏の候」などに変える書き方もあります。毎回変えるのは手間なので、ふだんは「時下」で統一し、年始の最初の送付状だけ「新年あけましておめでとうございます。本年もよろしくお願い申し上げます。」と入れる、といった決め方にしておくと続けやすくなります。

送付状で気をつけたい点

ビジネスの送付状で、うっかり起きやすい点をまとめます。

• 同封書類の部数が、実際に入れた数と合っていない
• 前回使った送付状の日付や書類名が、そのまま残っている
• 宛名の「御中」と「様」を重ねて書いている
• 頭語と結語の組み合わせが合っていない（「拝啓」で始めて「謹白」で締めるなど）
• 送付状だけが封筒の一番下に入っていて、開けた人がすぐに気づかない

いちばん多いのは、前回の送付状を複製して作ったときの直し漏れです。日付・宛名・書類名・部数の4か所は、送る前に毎回指で追って確かめる、と決めておくと防ぎやすくなります。

送付状をメールで送るときと、送ったあとに

見積書や資料をメールで送る場合は、メールの本文が送付状の役割をするので、送付状を別に作って添付することはあまりありません。本文には、紙の送付状と同じく「何を送ったか」と「どうしてほしいか」を書き、添付ファイルの名前と数を並べておきます。

株式会社山田製作所
購買部 山田 一郎 様

いつもお世話になっております。株式会社サンプル商事の田中です。
先日ご相談いただきましたステンレス架台の製作・据付につきまして、お見積書をお送りいたします。
ご査収のうえ、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

・お見積書（Q-2026-0142）PDF 1点
・図面 A-102 第2版 PDF 1点

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社サンプル商事　営業部 田中 太郎
tanaka@sample-shoji.example

郵送でもメールでも、書類を送ったあとは、相手が受け取って中身を見たかが気になるところです。郵送なら配達の記録が残るサービスもありますが、相手が封を開けて読んだかまでは分かりません。メールの添付も同じで、相手から返事が来るまでは、開いたかどうかは分かりません。

ルームフクロウは、顧客ごとの専用ルームで書類を渡すサービスです。ルームのURLを送ると、相手はメールアドレスを入れるだけで開けます（会員登録やアプリは要りません）。誰が・いつ・どの資料の・どのページまで見たか、ダウンロードしたかが、顧客の詳細の画面に残ります。

送った見積書が開かれたかが分かれば、「ご覧いただけましたか」と確かめる連絡の時期を決めやすくなります。書類を差し替えたときは、ルームに最新版が出るので、古い版が読まれ続けることもありません。見積書をメールで送るときの例文は見積書送付メールの例文にもまとめています。

送付状のビジネスでのよくある質問

送付状のビジネスでのまとめ

ビジネスの送付状は、書類を郵送するときに「誰が・誰に・何を・何部送ったか」を伝える1枚です。

• 日付・宛名・差出人・表題・本文・記・以上の順に、A4縦の横書きでまとめる
• 本文は「拝啓」と時候の挨拶で始め、何を送ったかとお願いを書いて「敬具」で締める
• 記の一覧には書類名と部数をセットで書き、契約書なら返送の段取りも書く

送付状を毎回作る手間を減らすなら、見積書の送付状のテンプレートを自社用に直して保存しておくのが早い方法です。送付状と一緒に送ることの多い提案書の組み立て方は、提案書の書き方で説明しています。